Datenschutzhinweise für Bewerber:innen
assistara GmbH | Stand: Mai 2026
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie nach Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten und warum.
§ 1 Verantwortlich für die Datenverarbeitung
assistara GmbH
Bergheimer Straße 104
69115 Heidelberg
E-Mail: info@assistara.de
Telefon: +49 6221 67 91 450
Vertreten durch die Geschäftsführung: Kevin Vankirk
§ 2 Datenschutzbeauftragte:r
Wir haben aktuell keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG) bei uns nicht vorliegen. Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an info@assistara.de.
§ 3 Welche Daten verarbeiten wir?
- Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, optional Anschreiben und weitere Unterlagen, die Sie hochladen
- Angaben zur Stelle: gewählte Position, Standort, Zielgruppe
- Freitext-Nachricht (sofern Sie uns eine zusätzliche Nachricht hinterlassen)
- Technische Metadaten: Lead-Quelle (z.B. Indeed, direkte Website), Datum der Bewerbung
§ 4 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten?
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bearbeitung Ihrer Bewerbung, Durchführung des Auswahlverfahrens, Kontaktaufnahme | § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Aufbewahrung nach Absage zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Speicherung im Talentpool (nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Auswertung der Lead-Quelle zur Optimierung unseres Bewerbungsprozesses | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Werden Sie eingestellt, gehen Ihre Daten in die Personalakte über. Über die dann geltenden Regelungen informieren wir Sie gesondert.
§ 5 Empfänger Ihrer Daten
Innerhalb der assistara GmbH erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Bewerbungsunterlagen, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind (Geschäftsführung und gegebenenfalls Personalverantwortliche).
Folgende externe Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO):
- netcup GmbH, Karlsruhe — Server-Hosting für unsere Anwendung, Datenbank und Datei-Speicherung. Server-Standort: Deutschland.
- Sendinblue GmbH (Marke „Brevo“) — Versand transaktionaler E-Mails (z.B. Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung). Verarbeitung in der EU.
- Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365) — E-Mail-Korrespondenz mit Bewerber:innen. Verarbeitung in der EU.
Eine Übermittlung Ihrer Bewerbungsdaten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
§ 6 Wie lange speichern wir Ihre Daten?
| Situation | Speicherdauer |
|---|---|
| Sie werden eingestellt | Übergang in die Personalakte; weitere Speicherung gemäß steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungspflichten |
| Sie werden nicht eingestellt, ohne Talentpool-Einwilligung | 6 Monate ab Versand der Absage, danach Löschung |
| Sie werden nicht eingestellt, mit Talentpool-Einwilligung | bis zu 24 Monate ab Einwilligung, danach fragen wir Sie, ob Sie weiter im Pool bleiben möchten |
Die 6-Monats-Frist ergibt sich aus der Klagefrist nach dem AGG (§ 15 Abs. 4 AGG i.V.m. § 61b ArbGG).
Sie können der Talentpool-Speicherung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen, eine kurze Nachricht an info@assistara.de genügt.
§ 7 Pflicht zur Bereitstellung
Die im Formular mit * gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht entgegennehmen. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.
§ 8 Besondere Datenkategorien (Art. 9 DSGVO)
Angaben zu Gesundheit, Religion, ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, politischer Meinung oder Gewerkschaftszugehörigkeit gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
Wir bitten Sie, in Ihren Bewerbungsunterlagen auf nicht stellenrelevante sensible Angaben zu verzichten. Ein Foto ist nicht erforderlich.
Sollten Sie dennoch entsprechende Angaben machen, verarbeiten wir diese auf Grundlage von § 26 Abs. 3 BDSG i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und behandeln sie streng vertraulich.
§ 9 Automatisierte Entscheidungen
Wir setzen keine automatisierten Entscheidungsverfahren oder Profiling i.S.v. Art. 22 DSGVO ein. Jede Bewerbung wird von einem Menschen gesichtet und bewertet.
§ 10 Ihre Rechte
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@assistara.de.
§ 11 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Datenverarbeitung zu beschweren. Für uns ist zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Web: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
§ 12 Cookies und Tracking auf unserer Bewerbungsseite
Wir setzen auf dieser Seite nur technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Seite und das Absenden Ihres Bewerbungsformulars erforderlich sind (z.B. Session-Cookies). Marketing-Cookies, Tracking-Pixel oder vergleichbare Drittanbieter-Tools verwenden wir nicht.
Aus dem Aufruf-Link lesen wir gegebenenfalls UTM-Parameter aus (z.B. utm_source=indeed), um intern auszuwerten, über welchen Kanal Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Dabei werden keine Daten auf Ihrem Endgerät gespeichert.
§ 13 Datensicherheit
Wir übertragen Ihre Daten ausschließlich verschlüsselt (TLS/https). Der Zugriff auf Bewerbungsdaten innerhalb von assistara erfolgt nur über persönliche, geschützte Logins durch autorisierte Personen.
§ 14 Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir passen diese Hinweise bei Bedarf an, etwa wenn sich rechtliche Vorgaben oder unser Bewerbungsprozess ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter app.assistara.de/bewerben/datenschutz.
Diese Datenschutzhinweise wurden zuletzt am 02.05.2026 aktualisiert.